§1.1. 盘点方法
联网盘点：将所有参与盘点的电脑连到一台服务器上进行盘点，优点是不需要各个分机将盘点数据导出了，并且新书会直接录入到服务器上去。缺点是硬件准备麻烦且在盘点过程中，由于计算机的移动容易造成断网等故障。第一次盘点时建议采用联网盘点，因为第一次盘点时，新书量大，并且数据差异大，联网盘点可以避免这些问题
脱机盘点：脱机盘点以一台计算机为一个盘点单元，每台电脑安装在一个可以自由移动的工作平台上，盘完一个架后，将本电脑中的盘点数据导出成一个数据包，然后本包导入到服务器上。脱机盘点的优点是不需要电脑与电脑之间的联网，因此硬件布置很快，并且盘点过程中故障也少，缺点是需要将盘好的数据导出并上传服务器，这需要专门的人做此工作。脱机盘点建议在大规模卖场采用，但是不建议每一次盘点时使用本方式
盘点器盘点：盘点器盘点需要用户向益华公司租用或者购买盘点器，在盘点前，需要先对盘点器进行初始化，将计算机中的书目导入到盘点器中，然后使用盘点器收集每个架子上的数据，收集完成一个架子后，将盘点器中的数据导出，并在服务器上导入，盘点完成一个架子后，再盘下一个架。盘点器盘点的优点是不需要任何硬件布置，但需要用户投资盘点器，另外，在新书品种多的情况下不建议采用盘点器盘点。
收集条码：收集条码可以采用任何可以将条码存储到一个文本文件中的设备，例如：电脑、任何型号的盘点器等。在盘点过程中，只需要用户收集每个架子上的条码与本条码所对应的数量即可，每个架上收集到的条码与数量存成一个文本文件，本文本文件导入到服务器中后，自动根据条码进行匹配，当数据库中对应本条码有多个书目时，电脑会自动生成盘点器未确认图书清单，然后人工到相应的架号上选择本条码对应的图书的名称，当数据库中对应本条码有一个书目时，计算机将自动建立本条码与书目的连接。收集条码的盘点方式优点是盘点是速度快，但架号复核时速度差得多，这种方式对于书号大量重复的情况下不能采用。
以上四种盘点方式可以在盘点方案中并存，即允许用户对部分电脑联网、部分电脑脱机、部分区域采用点器盘点、部分区域采用收集条码盘点方式。具体使用什么样的方式，取决于用户的现状。
§1.2. 总体操作流程
1. (脱机盘点时必做项)由信息部制作空库,只包括所有对照表,架号信息,人员权限信息和书目信息(无增量,首先使用增理数据导出将本数据库的增量完全消除,注意要选择更新传输标志)
2. (脱机盘点时必做项)在win2000 professional或者win98上安装sqlserver2000的msde,因为要书速运行msde,所以对计算机的最低要求是256m内存,piii500以上的计算机,比较好的配置是256m内存,piii800
3. (脱机盘点时必做项)使用sqlserver管理工具在msde上建立数据库
4. (脱机盘点时必做项)在分机上使用中华图书人软件安装盘安装软件,注意:盘点程序不需要注册号
5. (脱机盘点时必做项)拔掉分机的网线,确保分机在无网线的情况下可以运行,如果不能挂数据库常见的问题有以下两种:
未安装netbui协议
使用了内存共享或者协议加密
注意:127.0.0.1是环路ip地址,也可以将数据库挂接中的服务器名称写成127.0.0.1
6. (脱机盘点时必做项)分机开始盘点
7. (脱机盘点时必做项)使用数据导出功能导出数据包,注意,新增加的数据条目将一并导出到数据包中,如果有数据修改,则必须使用数据传输子系统中的导出时间段图书基本信息功能将增量图书基本信息导出
8. (脱机盘点时必做项)到服务器上使用数据导入功能，如果使用的是联网盘点，那么数据直接录入到了服务器上
9. (盘点器盘点时必做项)如果使用盘点器盘点，那么先使用必须遵守盘点器盘点相关规定
10. 信息部人员在服务器上使用打印功能打印相应架号上的数据,主要是打印手工原始盘点表
11. 由复检人员根据手工原始盘点表对特定架号上的图书进行复检
12. 复检人员将复检的结果报信息部人员,并由信息部人员对电脑中的数据进行审核,审核完成后签字将财务人员
13. 财务人员对数据进行抽检,要求抽检的比率大于8%,每个架上的错误率小于5‰
14. 盘点完成后,由信息中心进行盘点数据处理,此时前台的营业必须调设置为不能自动出库入库状态，等盘点数据处理完成后，所有的物流单据再出入库
§1.3. 盘点前的准备工作
§1.3.1. 信息中心
1、 将店内滞销、过期、残缺的图书进行退库。
2、 对本站点所有已录入的需要出库的单据进行出入库。
3、 对本站点所有已接收的出库单进行入库接收操作，需要入库的单据进行入库处理。
4、 根据库房管理的实际情况，制定详细盘点计划和人员、器具的调配。
5、 确保要盘点的数据库进出是平衡的
6、 如果使用分机盘点，要确保所有的图书基信息都有传送到了分机的库中，注意为了加快分机导入数据的速度，分机在数据传输子系统中应该都设置为新增
7、 调整重复书名的图书，对相同的图书基本信息进行重书合并。
8、 在盘点前做好计算机的配置工作，并保证盘点设备处于良好状态。
9、 在盘点前根据人员安排做好培训工作。盘点由信息部部门对各单位系统维护员进行培训，之后各单位系统维护员对部门内部盘点工作人员进行培训，尤其要注重盘点软件的培训，做到每名操作员都可以熟练操作盘点软件，以免只有数据录入人员而无电脑操作人员，造成瓶颈效应
10、 确保接线板的数量(预计需要60个接线板)及质量。
11、 检查电源并确保电源的正常使用。
12、 制定盘点计划以及各个单位的盘点时间表
|
盘点单位 |
完成时间 |
库存码洋 |
盘点时间 |
分析报告时间 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
§1.3.2. 店面人员
13、 针对一本图书被读者拿到多个地方的现象，将图书尽可能是按类摆放，一本图书尽量不要出现在多个物理位置上。
14、 各部门要在开始盘点前做好数据的清理工作，团体配书、赊销、送书等业务数据按销售方式全部进入电脑，销售须将前期代销的书结帐进行盘点后收回库存须将外借的图书收回。对公司及关联企业的借书清理完毕。
15、 排出参加盘点人员具体工作安排。包括每台机的人员、后勤、电工、设备维护等具体人员名单及班次。
16、 对当前要盘点的库位的每个架统一进行编号，并用小纸条粘上标识。
17、 先用人工对每个架上的图书进行整理、归类。
18、 各店在库房盘点前要把货物进足，库房在盘点期间原则上只进不出，特殊情况要与业务部协调，并做好手工记录。
§1.3.3. 行政部
19、 盘点期间工作人员的食品以及水的准备工作。
20、 盘点前作一次全员盘点动员大会，卖场为店长以上级别，办公室为全体人员。
§1.3.4. 安保部
21、 确保盘点期间无非工作人员进入卖场。
22、 确保盘点期间无火源以及水源。
23、 做好已盘点和未盘点楼层图书不串层结款的工作。
§1.4. 盘点中注意事项
§1.4.1. 信息人员
24、 未处理库位的数据，不得进行所有可能影响库存数量的操作。例如：将零售的自动出库关掉，任何物流单据不得进行出入库操作等。
25、 不得更改库位定义和库位图书数量的操作。
26、 不得更改库位架子定义和架子图书数量的操作。
27、 每组盘点人员一旦确定下来后，没有特殊情况，不要随意调动。每个小组所负责的架的范围也要相对固定。不允许出现一架两次盘点情况的出现。
28、 随时准备处理盘点中计算机的故障
29、 收集各个计算机中的数据并导入到服务器上(如果本是联网盘点，则本步骤不需要做)，并打印原始盘点表
§1.4.2. 复核人员
30、 复检人员除负责核对盘存数据的正确性，还应该对柜子中或者架子下的存书进行提前整理，并将整理出的数量写好小纸条夹到样品书中，样品书应该放在离本架或者柜不远的地方，录入人员对这些图书进行扫描录入后，将样品书原封不动地放在原位(不可丢掉样品书中的小纸条)，由复检人员对数量进行检查后，去掉样品书中的小纸条，再将样品书放到柜中或者架子下面。
31、 核对人员根据电脑打印出来的原始盘点报表到对应的架上进行复核操作，对盘点记录有差错的进行修改。复核完成后，应该手工填写以下复核表：
|
录入人员 |
盘点架号 |
电脑操作员 |
复核人员 |
是否完成 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
32、 核对人员在核对过程中应认真检查书的定价、书号是否有错。所盘数量跟当前架的数据是否相符。
33、 对盘点数据确认表上只有书号而没有资料的(空出一行)要将其书的资料：书号、书名、定价、出版社、(出版年限、唯一码)补上。
34、 核对完的架要粘上标记，此架已盘完。
35、 核对完的盘点数据确认表要求核对人员签名负责。
36、 连架情况的处理
例如二楼57,59合并到57号,需要审核人员删除59架的数据
37、 书名错误处理
例如同号的两本书(高中物理,初中物理),价格相同,盘点时,盘点人员误将初中物理录入成了高中物理,审核人员发现了实物是初中物理,于是直接在单子上修改了书名,而审核人员也不知这是一个新品种,于是,点击图书修改,将高中物理的图书基本信息修改成了初中物理,于是在书目库中出现了两条初中物理
38、 乱改定价
例如一本图书定价8元,盘点人员发现实物是9.6元,于是更改了图书基本信息,后盘入,一会又盘到了8元的该书,于是又将定价更改为8元盘入,这时复核人员要及时处理这种问题
39、 书号找不到录入了重复的书目
例如某本图书用书号找不到,其实本图书在书目库中已经存在,但盘点人员新增加了一条书目,并盘入,造成书目信息重复,所以录入人员在录入时，如果书号没有找到图书，那么需要使用书名再查找一遍，确认本图书不存在后再录入新书目，如果复检人员发现了书目信息重复，则应该马上进行合并工作
40、 数量录入错误
例如将条码录入到数量中,并不理睬计算机的警告,造成数量出现了天文数字
41、 套书处理
例如周恩来的语言艺术,管理艺术,思维艺术是一套图书,但是是按照单品盘入的,这时需要在基础子系统中的套书定义中加入套书
§1.4.3. 录入人员
42、 盘点录入人员对每个架上进行数据录入，录入时只录入书号/自编号(有唯一码自编号统一录入唯一码)所对应的数量，录入人员要注意录入过程中录入数据的顺序，应该严格遵守从上到下，从左到右的原则，以方便后面核对人员的核对工作。
43、 对于残缺不全的套装书,并且不可拆套的，不予盘点，将不成套的书目挑拣出来，留待盘点后单独处理或者做退货处理。
44、 对于可拆套的图书,套书中的每一个品种都按照单品盘点,盘点完成后,由相应的楼层主管对自已所主管的可拆套图书以书面形式上报信息部部门,并由信息部部门在套书定义中录入建样。
45、 对于已损坏的或者缺页的残书，不做盘点，单独放到残损区。
46、 对于盘配书或者书配盘中出现盘丢失或者书丢失的情况，应该重新进行建样并进行销售，例如pb图书配盘，盘丢失，则应该再建一个样书信息不含盘，本样书定价应该含盘定价 – 光盘的价格
47、 对于无定价的图书不进行盘点，返回配送中心进行书品加工后再上架销售
48、 万万不可随意修改定价,但可修改图书基本信息中例如书名等信息，如果找到了书号，但发现本书号所对应的定价与图书上的定价不同，则马上找信息管理人员处理，这种情况可以有两种处理方法：
定价确实录入时错误了，这样需要在服务器上修改定价
这种书号的图书本身就有两个品种，有两个定价，这时，点击书目复制，再复制一个图书基本信息，然后修改一下定价即可
49、 如果扫描某书号图书不存在时,再使用谐音查一次,确保数据库中没有本数据时才可加入新书,因为数据库中可能存在书号错误,新书在盘点数据导出时会一并提交到服务器上
50、 盘点过程中应严防书中的磁条遗失,严防由于盘点而造成图书损耗，对于损坏图书的将按原价进行处罚。
51、 盘点中如果遇到某本图书未建样，则应该手工建样，务必录入正确的书号、书名、定价、出版社、出版年限、图书分类，书名应该以书脊资料为标准。书名中除了符号”《”以及”》”外，所有的阿拉伯数字，符号，字母都必须录入半角，书名中不允许包括空格
§1.4.4. 抽检人员
52、 抽检人员负责对已完成复核的架子上的数量进行抽检
53、 抽检人员不能根据原始盘点表对架子上的数据进行抽检，必须重新打印已确认图书盘点清单后进行抽检
54、 抽检完成后，抽检人员在原始盘点记录中签字，并计算出码洋准确率，每个架子上的码洋准确率必须达到99.5%以上，对于达不到本精度的盘点数据，抽检人员通知信息部部门删除本架号的相关数据，并由本架负责人员进行架子重盘。
55、 抽检人员的抽检率必须大于8%
§1.4.5. 单据的传递
1、 每当一组架录入完数据后，就要把录入数据导出成一个数据包，由信息部人员导入到中央计算机进行处理。电脑读入数据后，马上打印出盘点数据确认表给核对人员进行核对。使用下面的表格格式：
2、 复核人员返回的准确资料后，将修改后的原始记录单签字后返回到信息部部门，由信息部部门负责人员进行修改，完成后再进行“审核”确认，直到当前架没有未确认记录数为止，审核以后的盘点记录将不能再次进行修改;
3、 数据修改完成并审核完成后，由信息部部门将原始记录单交监督盘人员进行抽检。
§1.5. 盘点规章制度
1. 各部门经理要在盘点前对本部门的员工进行盘点培训和盘点工作的安排，以保证盘点工作有效、准确进行。
2. 每个盘点单位都要根据公司的规定结合本部门实际情况制定出盘点方案及操作办法，并于正式盘点前上报公司，未做好盘点准备的单位不得进行盘点。
3. 各部门要认真保存好盘点的原始数据清单，以备后查。
4. 原则上盘点期间，不进退货，需提前做好准备，由储运部安排好。
5. 盘点期间未进行盘点的部门与已盘点部门发生业务关系，未盘点部门要认真做好记录，以备在盘点后做盘点分析时将这部分数据与原数据分开，保证整个盘点数据的统一。
6. 财务部要认真监督各部门盘点工作。
7. 各部门要严格把握盘点程序，盘点人员要认真盘点，杜绝录入错误。如果盘点种类误差超过千分之五，公司要求必须重新盘点。
8. 各盘点单位要严格按规定的盘点时间进行盘点，不得拖延。
9. 各单位要认真做好盘点的组织工作，不但要加快盘点速度，尽量缩短停业时间，又要认真仔细，保证盘点数据的准确。
10. 本次盘点也要与差错数据和负库存的修改工作结合起来，清理解决前期经营中存在的各种问题。
11. 对核对人员所作的修改，如有不明之处，应当问清楚后才可进行修改，不能有一点马虎。
12. 对所要删除的记录必须在反复确定后进行。
13. 对资料有错误的，如定价、书号等，需要调出修改图书的界面进行修改。
14. 电脑操作员一律由专人担当，不得随意替换。
15. 整个盘点过程中的所有原始单据都要整理保留，以备后查。
16. 所有参盘人员必须服从盘点总指挥的安排，无故缺席或提前离场或盘点期间不服从安排，按性质严重程度分别给予罚款
17. 所有的盘点操作技巧见《益华公司培训资料》
§1.6. 盘点后数据分析
1. 盘点完成后，即可立即进入营业，不必要等到盘点数据处理完成，但必须注意在数据未处理完成时，必须在零售中关闭实时出库选择项，另外其它的物流单据可以录入与审核，但不能进行任何出入库操作
2. 盘点数据处理完成后，所有的出入库操作都可以正常进行了。
3. 对于盘盈盘亏纪录，要求做到逐条分析。
4. 各店之间，店与配送中心的往来数据差错要有双方签字确认。
5. 新库存与原库存、财务核算数据进行对比，找出差错原因。
6. 数据差错要分清责任，按数据修改程序进行修改。
7. 出现帐物不符的情况，要找出原因，确定责任后，按财务处理程序进行帐目处理。
8. 漏盘、赊销、手工票未录入、未做调拔处理等数据，要在形成盘点报告前处理完毕，盘点报告中不许以此为原因进行分析。
§1.7. 不停业盘点的实现
严格按照以上规则进行盘点，则可以实现准确的库存盘点了，但是，如果用户需要进行不停业盘点，有两种情况，一种是晚上加班盘点，一个晚上盘点完成后第二天正常营业，另一种情况是一个晚上完成不成盘点，那么必须遵守以下规定
§1.7.1. 区域的划分
将卖场按照物理的区域进行划分，例如按楼层、隔断等划分，对于没有明显物理区域的可以进行人工隔断。划分后的区域应该满足以下三个条件：
划分后的每一个区域可以一个晚上完成盘点
划分后的每一个区域至少有一个收银机
区域与区域之间在盘点期间图书不能混，购书人员在盘点期间在那一个区域买的书必须在那一个区域交款，不得跨区域交款
§1.7.2. 数据处理
数据处理应该遵守每个区域盘点前，电脑中的关于本区域的所有物流单据必须完成出入库，每个区域盘点完成后，电脑中的所有关于本区域的物流单据不能进行任何与出入库有关的操作，只有等到总体的数据处理完成后才可进行物流单据的出库操作
例如将整个卖场划分为a、b、c三个区域，每天晚上八点到第二天早晨七点进行盘点，白天所有的区域都照常营业，应该设计如下：
首先总体盘点前，还是要对所有的物流单据进行出入库操作，然后在盘点期间禁止任何关于物流单据的出入库操作，只能录入。
其次，遵守下表中的规定：
|
|
a区域 |
b区域 |
c区域 |
|
第一天白天 |
营业 |
营业 |
营业 |
|
第一天晚上 |
盘点前对所有的小票完成出库操作，所有的物流单据完成出入库操作，然后开始盘点 |
无动作 |
无动作 |
|
第二天白天 |
营业，但所有在a区域开的零售小票不能出库 |
营业 |
营业 |
|
第二天晚上 |
无动作 |
盘点开始前对本区域所对应的收银台所开的小票（可以根据收银台号查询出本区域的所有的小票）进行出库操作，然后开始进行盘点 |
无动作 |
|
第三天白天 |
营业，但所有在a区域开的零售小票不能出库 |
营业，但所有在b区域开的零售小票不能出库 |
营业 |
|
第三天晚上 |
无动作 |
无动作 |
盘点开始前对本区域所对应的收银台所开的小票（可以根据收银台号查询出本区域的所有的小票）进行出库操作，然后开始进行盘点 |
|
第四天白天 |
营业，但所有在a区域开的零售小票不能出库,直到整个盘点数据处理完成后才可以进行出入库操作 |
营业，但所有在b区域开的零售小票不能出库,直到整个盘点数据处理完成后才可以进行出入库操作 |
营业，但所有在c区域开的零售小票不能出库,直到整个盘点数据处理完成后才可以进行出入库操作 |
从上表我们可以看出，三个晚上完成了a、b、c三个区域的盘点，并且白天都在正常营业，从而实现了不停业盘点，从上面的表格也可以看出，每个区域具有不同台号的收银机是实现不停业盘点必要条件，但是，如果某个已划分好的区域没有收银机怎么办?如果没有收银机，可以在营业时采用手票的方式或者本区域在盘点期间不开放。另外，还有一个非常重要的方面，那就是，盘点期间各个区域之间不能串货。
北京益华鼎泰科技发展公司
二〇〇四年三月六日星期六